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Der Nadeldrucker besitzt einen auf einer Schiene befestigten Druckkopf, der mit mehreren Nadeln (8, 9, 12, 18, 24 oder 48 Stück) bestückt ist. Zwischen diesem Druckband und dem zu bedruckenden Papier ist ein Farbband gespannt. Die Vorschubwalze bewegt dann das Papier gleichmäßig durch den Drucker.
Beim Drucken wird der Druckkopf auf der Schiene über das Papier bewegt und die ganzen Nadeln, die im Druckkopf vorhanden sind, stechen gegen das Farbband. Dabei wird indirekt das Papier getroffen und die einzelnen Farbpigmente gelangen auf das Blatt.
Dabei gilt: Je höher die Anzahl der Nadeln im Druckkopf sind, desto enger liegen die Punkte nebeneinander und desto besser ist die Qualität des Druckes. Jedoch wird die Druckgeschwindigkeit mit steigender Nadelanzahl beeinträchtigt.
Beim Nadeldruck kann man jede Papierart verwenden und selbst wasserfester Ausdruck stellt kein Problem dar. Das Drucken mit Druckschlägen, sowie ein zeilenweiser Druck ist ebenfalls möglich. Man hat weiterhin geringe Verbrauchskosten, da ein Farbband verwendet wird, wodurch ebenfalls eine hohe Lebensdauer erreicht wird.
Leider kann der Nadeldrucker schlecht Farben wiedergeben und auch Folie kann nicht bedruckt werden. Der enorme Lärm und die geringe Druckgeschwindigkeit sind auch keine Stärken des Druckers. Weiterhin kommt es zu wechselnder Druckqualität, aufgrund der sich ändernden Zustände des Farbbandes und durch die geringen Fertigungszahlen muss man bei der Anschaffung tief ins Portmonee greifen.
Nadeldrucker werden aufgrund ihrer Robustheit und Zuverlässigkeit immer noch häufig in Firmen und Arztpraxen, sowie in Banken, Sparkassen und Kassengeschäften verwendet. Auch in Fahrscheinentwertern, Kaufhauskassen und Parkautomaten finden sie Verwendung, da sie wenig Wartung erfordern.